Sie fungiert als interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Daher ist sie ansprechbar für alle natürlichen Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben.
Wahrgenommen wird diese Funktion von Frau Heidi Weidenbach-Mattar.
Kontakt E-Mail: kontakt@duk-ombudsperson.de
Wer kann die Ombudsperson ansprechen?
Ansprechen können die Ombudsperson Beschäftigte der DUK, kulturweit-Freiwillige, ehrenamtliche Mitglieder und ehrenamtlich Tätige der DUK (bzgl. Beschwerden in Ausübung ihrer Funktion für die DUK), freiberufliche Trainerinnen und Trainer in kulturweit-Seminaren ebenso vom Handeln der DUK betroffene Außenstehende sowie alle natürlichen Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben.
Zu welchen Beschwerden kann die Ombudsperson angesprochen werden?
Die Ombudsperson ist vor allem Ansprechperson bei Beschwerden, die sich auf Handlungen der DUK und von Personen beziehen, die eindeutig im Einflussbereich der DUK liegen; dazu gehören die Beschäftigten der DUK, Mitglieder und ehrenamtlich Tätige in Ausübung ihrer Funktion für die DUK, kulturweit-Freiwillige, freiberufliche Trainerinnen und Trainer in kulturweit-Seminaren, im Ausnahmefall auch Einsatzstellen von kulturweit.
Das inhaltliche Mandat der Ombudsperson ist nicht beschränkt auf eine abschließende Liste von Sachverhalten. Gemeinsames Verständnis von Ombudsperson und DUK ist jedoch, dass es insbesondere um Beschwerden zum Geltungsbereich von § 3 AGG, § 2 HinSchG und verwandte Vorkommnisse geht.
Dabei handelt es sich um den umfassenden Anwendungsbereich von § 2 HinSchG (z.B. Verstöße gegen Rechtsvorschriften zur Bekämpfung von Geldwäsche, zum Arbeitsschutz, zum Umweltschutz, zum Schutz der Privatsphäre, etc.) und mit Bezug auf § 3 AGG, wie etwa: Einschüchterungen, Anfeindungen, Erniedrigungen, Entwürdigungen, Beleidigungen, Belästigungen und Gewalt; herabwürdigende Äußerungen oder Gesten oder diskriminierende Handlungen und Äußerungen zu Beispiel wegen Migrationserfahrung, Religion, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Alter, Hautfarbe, körperlicher oder geistiger Beeinträchtigung; dem Zeigen pornographischer, sexistischer oder anderweitig herabwürdigender Darstellungen; Mobbing und Cyber-Mobbing; dem beabsichtigtem Nachstellen gegen den Willen einer Person (Stalking) sowie exhibitionistischen Handlungen; bedrängender körperlicher Nähe und unerwünschtem Körperkontakt; Aufforderungen oder Nötigung zu sexuellen oder das Gegenüber herabwürdigenden Handlungen; Vergewaltigung; oder anderen körperlichen Übergriffen.
Zu welchen Beschwerden kann die Ombudsperson nicht angesprochen werden?
Eine Behandlung von Beschwerden außerhalb des Anwendungsbereichs des HinSchG sowie des AGG findet in der Regel nicht statt.
Welche sonstigen Voraussetzungen bestehen für die Ansprache der Ombudsperson?
Die Ombudsperson ist Ansprechperson nicht nur in Fällen, in denen Kontaktmöglichkeiten und Beschwerdewege innerhalb der DUK sich als nicht zielführend erwiesen haben. Sie kann vielmehr jederzeit kontaktiert werden, falls die beschwerdeführende Person die Kontaktmöglichkeiten und Beschwerdewege innerhalb der DUK aus welchen Gründen auch immer nicht beschreiten will.
Für die Ansprache der Ombudsperson zu Beschwerden im Geltungsbereich von § 3 AGG, HinSchG und verwandten Vorkommnissen werden keine Formvoraussetzungen bestimmt, wie zum Beispiel die Vorlage von Beweisen oder eine Wesentlichkeitsschwelle von Vorkommnissen.
Nach welchen Grundsätzen arbeitet die Ombudsperson?
Die Ombudsperson sichert vor allem eine unabhängige Betrachtung von Beschwerden, prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung, ersucht die hinweisgebende Person erforderlichenfalls um weitere Informationen, wägt (ggf. von beiden Seiten) vorgebrachte Argumente ab, vergleicht entstandenen Schaden mit den Folgen verschiedener möglicher Handlungsoptionen und ergreift Folgemaßnahmen.
In diesem Sinne wirkt sie beratend sowohl gegenüber Beschwerdeführenden als auch gegenüber der DUK; sie handelt grundsätzlich immer als neutrale, nie als parteiische Instanz.
Als interne Meldestelle im Sinne des HinSchG betreibt sie den internen Meldekanal (§ 16 HinSchG), führt das Verfahren (§ 17 HinSchG), ergreift Folgemaßnahmen (§ 18 HinSchG) und hält für Beschäftigte klare und leicht zugängliche Informationen über externe Meldeverfahren und einschlägige Meldeverfahren von Organen, Einrichtungen oder sonstigen Stellen der Europäischen Union bereit. Im Fall von eindeutig strafrechtlich relevanten Beschwerden kann sie empfehlen z.B. die Polizeibehörden zu verständigen bzw. Anzeige zu erstatten oder dies nach § 18 HinSchG selbst tun; bei Beschwerden zu Vorkommnissen im nichteuropäischen Ausland unter anderen strafrechtlichen Voraussetzungen gibt sie nur Empfehlungen.
Die Ombudsperson gibt keine rechtliche Beratung und vermeidet jeden Anschein einer rechtlichen Beratung.
Ziel ist in allen Fällen zunächst immer eine einvernehmliche Lösung; nur in Fällen, in denen zum Beispiel strafrechtlich relevante Erkenntnisse zu Tage treten sollten, wird das Ziel einer einvernehmlichen Lösung hinfällig.
Die Ombudsperson berät, vermittelt und spricht Empfehlungen aus. Sie klärt die Beschwerden individuell und möglichst zeitnah. Wie dies erfolgt, zum Beispiel durch ein Beratungsgespräch in Präsenz, durch ein Vermittlungsgespräch mit etwaig beschuldigten Personen, liegt im alleinigen Ermessen der Ombudsperson. § 17 HinSchG findet Anwendung.
Falls die beschwerdeführende Person Beschäftigte der DUK ist, oder falls eine weitere Beschäftigte der DUK in der Behandlung anzuhören ist, wird die Ombudsperson mit der Person nur außerhalb der Kernarbeitszeiten der Gleitenden Arbeitszeit der DUK kommunizieren; physische Treffen in der Geschäftsstelle der DUK sind nur dann möglich, wenn sich alle Beteiligten (Ombudsperson, beschwerdeführende Person, Geschäftsleitung, ggf. beschuldigte Person) dazu einig sind.
Welche Beschwerden kann die Ombudsperson ablehnen?
Eine Ablehnung ist für diejenigen Beschwerden möglich, welche nicht den Anwendungsbereich des HinSchG oder AGG betreffen. Wie die Ombudsperson für Beschwerden im Anwendungsbereich von HinSchG und AGG tätig wird, dazu ist sie nur durch § 17 und § 18 HinSchG gebunden; zum Beispiel kann sie ein Verfahren aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen beenden.
Wie können Beschwerden vorgebracht werden?
Die Ombudsperson nimmt Beschwerden im Erstkontakt ausschließlich elektronisch in Textform (i.d.R. per E-Mail) entgegen, wobei idealerweise zu den Vorkommnissen der Beschwerde bereits ein Gedächtnisprotokoll beigelegt ist.
Um Hürden der Kontaktaufnahme zu minimieren, kann der elektronische Erstkontakt auch eine Bitte um ein Telefonat oder ein persönliches Treffen ausdrücken.
Die Ombudsperson ist über ein speziell von der DUK eingerichtetes E-Mailkonto zu erreichen, dessen Adresse öffentlich kommuniziert wird und auf das die DUK keinerlei Zugriff hat.
Welche Rechte hat die Ombudsperson gegenüber der DUK?
Die Ombudsperson kann interne Untersuchungen bei der DUK oder bei der jeweiligen Organisationseinheit durchführen oder durchführen lassen und betroffene Personen und Arbeitseinheiten kontaktieren. Sie kann schriftliche und mündliche Stellungnahmen und die Vorlage von Originaldokumenten einfordern. Die DUK sichert der Ombudsperson ihre umfassende Zusammenarbeit und Unterstützung zu. Die Ombudsperson erkennt an, dass es im Ausnahmefall legitime Gründe geben kann, dass die DUK die Vorlage von Originaldokumenten verweigert.
Welche Verschwiegenheitspflichten gelten? Was vereinbaren die DUK und die Ombudsperson bezüglich Datenschutz?
Die Ombudsperson verpflichtet sich zu Vertraulichkeit, außer die beschwerdeführende Person befreit sie davon. Sie hat die Vertraulichkeit der Identität der folgenden Personen zu wahren:
- der hinweisgebenden Person, sofern die gemeldeten Informationen Verstöße betreffen, die in den Anwendungsbereich des HinSchG fallen, oder die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass dies der Fall sei,
- der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und
- der sonstigen in der Meldung genannten Personen.
Die Ombudsperson verpflichtet sich darauf, dass die Identität dieser Personen ausschließlich ihr selbst sowie den sie ggf. bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen bekannt wird. Das Gebot der Vertraulichkeit der Identität gilt unabhängig davon, ob die Ombudsperson für die eingehende Meldung zuständig ist.
Die Ombudsperson wird alle ihr aus der Tätigkeit bekannt gewordenen Informationen vertraulich behandeln. Dies gilt auch nach Ende ihrer Tätigkeit. Außer in gesetzlich angeordneten Fällen bewahrt sie striktes Stillschweigen über ihr bekannt gewordene Informationen, Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse sowie personenbezogene Daten von Beschäftigten, Mitgliedern oder Organen der DUK, sowie personenbezogene Daten von kulturweit Freiwilligen, falls einschlägig, auch über die Tätigkeit hinaus. Sie verpflichtet sich, von sich aus zu keinem Zeitpunkt Informationen und Sachverhalte mitzuteilen, die sie als Ombudsperson erfahren hat. Sie verpflichtet sich auch, Fragen, die zu derartigen Sachverhalten gestellt werden, nicht zu beantworten.
Die Ombudsperson befolgt bei der Verarbeitung personenbezogener Daten die einschlägigen Vorschriften des Datenschutzes – hier insbesondere die Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung in Verbindung mit dem Bundesdatenschutzgesetz – in der jeweils geltenden Fassung.
Was muss die Ombudsperson protokollieren?
Die Dokumentation von Meldungen richtet sich nach § 11 HinSchG.